Dirección de proyectos

¿Qué es un proyecto?

 

 

Un proyecto es una organización temporal (principio y fin) creado con el propósito de entregar uno o más productos comerciales. En cualquier proyecto hay seis aspectos del rendimiento del proyecto que debemos gestionar: costes, calendario, calidad, alcance, riesgo y beneficios.

 

 

Con la realización de un proyecto pretendemos introducir un cambio en la organización. Habitualmente los proyectos involucran a personas de distintos perfiles e incluso de distintas organizaciones. Siempre va a existir en los proyectos incertidumbre, pues por su naturaleza los proyectos incorporan riesgos y requieren por tanto de una elaboración progresiva.

Justificación comercial continua

 

La justificación comercial es la razón para el proyecto, ningún proyecto se debe iniciar sin ésta. Por tanto debemos concretar al inicio las razones en base a costes estimados, riesgos y beneficios esperados (Business Case)

 

Durante la vida del proyecto debemos evaluar periódicamente el avance, coordinar al equipo y controlar que las tareas, plazos y costes planificados se cumplen. Revisaremos la situación del proyecto para determinar si el proyecto es deseable (equilibrio entre coste/beneficio/riesgo), viable (se pueden entregar los productos) y alcanzable (los productos pueden proporcionar los beneficios).

Delegar la dirección de proyecto

 

El desafio actual para la mayoría de las organizaciones, es mantener el equilibrio entre el negocio habitual y transformar las operaciones comerciales a fin de sobrevivir y competir en el futuro (cambio comercial). Los proyectos son el medio mediante el cual se introducen cambios, y aún siempre imperando el sentido común, hay diferencias importantes entre la gestión del negocio habitual y la gestión del trabajo de un proyecto.

 

Como empresa puede subcontratarnos dichos servicios de dirección del proyecto mientras dure el mismo. Normalmente el patrocinador del proyecto y/o ejecutivo no dispone del tiempo suficiente para controlar el proyecto, debe por tanto delegar dicha función y estar al tanto del proyecto, debe ser informado sólo cuando sea necesario (gestión por excepción) para tomar las decisiones convenientes en los momentos clave del proyecto. 

 

La subcontratación de la dirección del proyecto puede suponer un ahorro de costes mínimo entre un 10% y un 15%. Basta para ello analizar las estadísticas de desviación de los proyectos por un mal gobierno del mismo o por pérdida del foco en su ejecución (justificación comercial contínua). Además está el esfuerzo extra que el cliente debe realizar por incumplimiento de plazos y ampliaciones del ámbito inicial no controladas correctamente. Desde el inicio el Director de Proyectos va a proporcionarle un ahorro de costes con la correcta definición del Business Case, así como en la negociación inicial con el proveedor elegido con la selección del enfoque adecuado, detalle de las expectativas e identificación de los riesgos iniciales (las alternativas a los riesgos suponen un impacto en coste no siempre contemplado en la definición de los proyectos por parte de algunos proveedores).

Metodología

 

Todo proyecto necesita de un conjunto de técnicas y conocimientos para que pueda materializarse de manera satisfactoria. Entre las funciones básicas de un director de proyecto están las de planificar, organizar, coordinar y controlar el proyecto

 

Cada proyecto es único, por tanto en función de su complejidad, alcance, interesados implicados y entorno concreto, seleccionaremos la metodología adecuada que más se adapte al proyecto en cuestión. Tenemos la experiencia necesaria así como directores de proyecto certificados PMP (Project Management Professional) por PMI y PRINCE2 Practitioner.

 

En cuanto a la metodología para atacar con garantías un proyecto, conviene distinguir entre el ciclo de vida del producto, ciclo de vida del proyecto y ciclo de vida de dirección de proyectos (actividades que se deben realizar en todos los proyectos y en cada fase de proyecto). El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de fases en que se divide un proyecto (metodología). Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se está desarrollando. Existen tres tipos de ciclo de vida de proyecto: predictivos, iterativos e incrementales, y adaptativos (orientados al cambio o ágiles).

 

Cuál es ciclo de vida de mi proyecto? La metodología que planteamos no descarta ninguno de los tres enfoques, pues es el producto o servicio a crear con el proyecto el que va a marcar que ciclo de vida se acopla mejor en cada caso, para cada fase del proyecto. En función de la complejidad del proyecto y de su entorno, será el director de proyecto el que marcará el enfoque del mismo y los entregables a utilizar.